第一章 总则
第一条 为保障研究生会工作的完整性、连续性及系统性，规范研究生会资料归档管理工作，提高资料归档管理水平，更好地为研究生会的各项工作服务，特制订本办法。
第二条 研究生会资料是指研究生会各部门在开展各项工作和活动中形成的，作为原始记录或者电子资料留存的作为今后工作活动的模板和参考的各种形式和载体的物品、数据及信息材料。
第三条 研究生会资料归档管理实行统一领导、统一管理的原则，在主席团的领导下，由办公室具体负责，办公室根据每学期的工作及活动项目状况提出相应的具体要求，不断加强档案资料的收集、整理、保管和有效利用，确保研究生会资料归档管理工作顺利有序开展。
第二章 资料归档
第四条 归档资料范围包括：
1．研究生会及各职能部门制定的相关规章制度和管理办法；
2．研究生会人事资料：包括历届研究生会成员信息，研究生会招新资料等；
3．研究生会财务资料：包括历届研究生会账目、现金收支表、大型活动经费使用明细等；
4．研究生会档案资料：研究生会及各部门的学期（学年）工作计划，学期（学年）大事记，学期（学年）总结表彰材料等；
5．研究生会活动资料：包括各部门开展活动的策划方案、活动记录、总结报告、通讯稿、照片、录像等；
6．其他办公室认为有必要进行归档管理的资料。
第五条 研究生会归档收集的资料由办公室统一进行分类管理，各部门档案由各部长负责整理上交。
第六条 各部门上交的归档资料以电子资料为主，特别重要的纸质版资料及实物资料也需上交归档，纸质版资料归档需上交材料原件，电子版资料归档需以文件夹的形式保管，按照档案资料或活动资料类别分别以“XX部XX学年XX学期XX资料”或“XX部XX年XX月XX日XX活动资料”命名该文件夹。
第七条：各部门应当每月向办公室进行资料归档，每月底之前将本月所产生的档案及活动资料按照要求提交办公室，本月无资料的需提前说明，逾期不交的办公室将主动索取并计入部门考核，直接影响本部门所有成员学期考核评比。
第八条 办公室在收到各部门提交的归档资料后两日内应当按照归档要求进行整理备份，对各部门上交的资料不符合要求的办公室有权发回相关部门并要求其重新提交或补充提交。
第九条 办公室在每学期末对本学期研会工作资料进行系统整理备份，通过刻录光盘等方式留存备份，并交由专人妥善保管，防止数据遗失。
第十条 研究生会资料管理媒介（移动硬盘、刻录光盘等）专物专用，研会成员不得擅自私用。
第十一条 研究生会主席团不定期对备份资料进行检查，每届研究生会工作交接时由主席一并转交全部归档资料。
第三章 资料查阅借阅
第十二条 研究生会各部门可以根据工作需要向办公室查阅有关档案资料，但不得擅为私用。
第十三条 查阅档案的部门及成员需提前与办公室成员取得联系，做好相应的登记记录，办公室负责监督资料的使用动向。
第十三条 借阅研究生会资料的，应保持资料的完整、清洁，不得在纸质资料上进行涂写，借阅资料当及时归还，故意损坏或丢弃的人员将追求其责任。
第十四条
借阅资料不得擅自转借，需要转借的，须在办公室负责人员处办理相关登记手续。
第十五条 对借阅资料进行复制、翻拍、拷贝的须经办公室同意。
第四章：附则
第十六条 本办法未尽事宜，由办公室根据研究生会工作具体情况进行补充说明。
第十七条 本办法自发布之日起实施。
第十八条 本办法的最终解释权归必赢中国官方网站研究生会办公室。
二〇一二年三月五日
